Ce este e-Factura în România și cum funcționează în 2026

e-Factura (RO e-Factura) este sistemul național de factură electronică din România, administrat de ANAF. Firmele și PFA-urile stabilite în România îl folosesc obligatoriu din 2024 pentru facturile către alte firme (B2B) și instituții publice (B2G), iar din 2025 și pentru facturile către persoane fizice (B2C).^{1, 2} Facturile se transmit electronic, în format XML standardizat.

---

Cine trebuie să folosească e-Factura

Obligația se aplică tuturor persoanelor impozabile stabilite în România¹, inclusiv PFA-urilor, întreprinderilor individuale și familiale care au cod de identificare fiscală. Nu contează mărimea firmei, cifra de afaceri sau numărul de facturi.

• Pentru facturile B2B și B2G, sistemul este obligatoriu din 1 ianuarie 2024.¹
• Facturile către persoane fizice (B2C) se transmit din 1 ianuarie 2025, iar amenzile pentru ele se aplică din 1 iulie 2025. Dacă cumpărătorul nu își comunică CNP-ul, în factură se completează 13 cifre de zero (0000000000000).²
• Persoanele fizice care desfășoară activități economice pe CNP, fără cod fiscal separat, pot folosi e-Factura opțional din 1 iunie 2026 (Legea nr. 88/2026).³
• Persoanele fizice neautorizate nu au această obligație.

---

Cum funcționează fluxul e-Factura

1. Factura se generează în format XML, după standardul UBL 2.1 adoptat de ANAF.
2. Factura se încarcă în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF, manual din interfața web sau automat prin API-ul ANAF.
3. ANAF verifică formatul, datele fiscale și codurile folosite.
4. Factura validată apare în SPV-ul beneficiarului, care poate descărca PDF-ul și XML-ul.
5. Factura trebuie arhivată. Documentul original este fișierul XML cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, nu PDF-ul. SPV păstrează facturile doar aproximativ 60 de zile, așa că trebuie să le descarci și să le arhivezi.⁴ Ca regulă generală, documentele justificative se păstrează 5 ani de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar.^{5, 6}

---

Termene și sancțiuni

Din 1 ianuarie 2026, factura trebuie transmisă în sistem în cel mult 5 zile lucrătoare de la data emiterii și nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul legal de emitere. Până la sfârșitul lui 2025, termenul era de 5 zile calendaristice.^{7, 8}

Amenda pentru depășirea termenului depinde de categoria contribuabilului^{1, 8}:

Categorie	Amendă
Contribuabili mari	între 5.000 și 10.000 lei
Contribuabili mijlocii	între 2.500 și 5.000 lei
Contribuabili mici și persoane fizice	între 1.000 și 2.500 lei

În relațiile B2B există și o amendă separată, de 15% din valoarea totală a facturii¹. O primește emitentul care nu transmite factura prin sistem, dar și beneficiarul care înregistrează în contabilitate o factură primită în afara sistemului.

Datele din e-Factura alimentează și decontul de TVA precompletat RO e-TVA, așa că ANAF vede diferențele dintre facturi și D300.

---

De ce respinge ANAF o e-Factură

Cel mai des, factura este respinsă pentru că:

• codul fiscal al beneficiarului este greșit;
• XML-ul nu respectă versiunea curentă a specificațiilor ANAF;
• lipsesc câmpuri obligatorii, de exemplu numărul facturii, data sau datele furnizorului ori ale beneficiarului;
• TVA-ul nu se potrivește cu cotele din factură.

---

e-Factura și OneConta

În OneConta emiți, transmiți și urmărești statusul e-Facturilor direct din platformă, fără să intri în SPV. Documentele se arhivează automat și le vede și expertul contabil Onesta.

• e-Factura pentru PFA: fluxul pentru persoane fizice autorizate
• e-Factura pentru SRL: fluxul complet pentru societăți cu răspundere limitată
• Program de contabilitate online: platforma cu expert contabil inclus

Informațiile au caracter general și reflectă legislația la data actualizării. Pentru situația ta, verifică împreună cu un expert contabil.